“以前查工齡、崗位變動記錄，要奔波多個部門；如今登錄智慧化職工檔案管理系統，在單位就能一鍵查詢，既能全面掌握個人工作履歷，又省去了紙質檔案整理、查詢、歸檔等繁瑣流程，信息準確、省時省力，辦事效率大幅提升。”龍煤集團雞西礦業公司東海煤礦宣傳部部長高助國談及智慧化職工檔案管理系統，感受頗深。

檔案是企業發展的歷史印記，更是服務職工、賦能管理的重要基石。近年來，該公司緊扣高質量發展與檔案信息化建設要求，以智慧化職工檔案管理系統建設為突破口，推動職工檔案由傳統紙質人工管理，向全流程數字化、智能化管理全面轉型。

作為擁有78年建企歷史、在冊職工2萬余人的大型煤炭國企，公司職工檔案存量大、年代跨度久、管理環節多。過去，檔案依賴人工整理、紙質存放、手工查閱，不僅占用大量庫房空間，還存在查閱效率低、檔案易老化破損、信息共享不暢、安全管控薄弱等諸多難題。為破解管理瓶頸，公司人力資源部主動作為，自2009年實現檔案集中統一管理起，先后歷經全面整理、信息化建設、智慧化升級三次關鍵跨越；2019年完成兩萬余名職工、108萬頁電子檔案集中入庫；2023年底完成智能檔案室全面改造，檔案管理實現質的飛躍。系統后續持續優化升級、常態運維提質，始終走在企業數字化轉型前沿。憑借突出的實用價值與創新成效，該系統在公司第三屆科技創新大會上榮獲科技成果一等獎。

系統依托高速掃描與OCR智能識別技術，完成全部紙質檔案數字化轉換，可在線管理超1000萬份檔案資料，存儲效率提升90%；以分布式云存儲替代傳統密集庫房，物理存儲空間節省超80%。搭載智能檢索引擎，檔案查詢從以往“小時級”等待壓縮至“秒級”響應，輕點鼠標即可精準定位、一鍵查閱，徹底告別翻箱倒柜、逐頁查找的傳統模式。

“以前查檔案要在檔案柜間來回找，遇上退休、政審等集中辦理業務，半天都忙不完。現在系統一鍵檢索，電子檔案清晰完備，還能精準定位紙質檔案存放位置，工作效率提高了幾倍，差錯率明顯下降?！背巧矫旱V檔案管理人員韓巖說。

系統兼具智能預警與大數據分析功能，可自動識別檔案材料缺失、合同到期、證書有效期等信息并提前提醒督辦，風控管理時效提升65%。通過職工職業軌跡、技能資質、崗位變動等數據，能夠精準識別培訓需求與成長短板，為人才選拔、培養、任用提供可靠支撐，讓人力資源管理更加科學精準。同時，跨部門數據互聯互通，實現“一鍵查看、零跑腿辦理”，減少檔案流轉與人工接觸，既提升職工辦事便捷度與滿意度，也有效降低信訪糾紛，切實維護職工合法權益，筑牢企業和諧穩定根基。

退休辦理是職工最為關注的業務之一。如今，退休待遇核驗從過去15天壓縮至2小時，系統自動匹配工齡、崗位等關鍵信息，檔案調取效率提升90%，既精準保障職工權益，也極大減輕基層工作壓力。剛辦結退休手續的原杏花煤礦職工姜彭波感慨：“本以為辦退休流程繁瑣，等待周期長，沒想到線上調檔案信息清晰完整，很快順利辦結，心里特別踏實?！?/p>

智慧化職工檔案管理系統不僅重塑了檔案管理方式，更為人力資源數字化轉型樹立了標桿。公司人力資源部將持續優化系統功能、深化數據應用，以數字賦能人力資源管理，為公司安全高效發展和人才隊伍建設提供堅實保障。