“以前查工齡、崗位變動記錄要跑多個部門；現在登錄智慧化職工檔案管理系統，一鍵就能查詢個人工作履歷，省去紙質檔案整理、查詢、歸檔等繁瑣流程，省時省力?！睎|海礦宣傳部部長高助國說起智慧檔案系統，感受頗深。

檔案是企業發展的歷史印記，也是服務職工、賦能管理的重要基石。近年來，雞西礦業公司以智慧化職工檔案管理系統建設為突破口，推動職工檔案管理向全流程數字化、智能化轉型。

作為擁有78年歷史、在冊職工2萬余人的大型煤炭國企，檔案存量大、年代跨度久。過去依賴人工整理、紙質存放、手工查閱等方式，存在庫房占用大、效率低、易破損、共享不暢等難題。為破解瓶頸，該公司自2009年實現檔案集中統一管理后，先后歷經三次關鍵跨越：2019年完成2萬余名職工、108萬頁電子檔案集中入庫；2023年底完成智能檔案室全面改造，檔案管理實現質的飛躍；系統后續持續優化升級、常態運維提質，始終走在企業數字化轉型前沿。

該系統依托高速掃描與OCR識別技術，實現全部紙質檔案數字化，可在線管理超1000萬份檔案資料，存儲效率提升90%；以分布式云存儲替代傳統密集庫房，節省物理空間超80%。智能檢索引擎將查詢時間從“小時級”壓縮至“秒級”，輕點鼠標即可精準定位、一鍵查閱，告別翻箱倒柜的傳統模式。

“以前查檔案要在檔案柜間來回找，集中辦業務半天忙不完?，F在一鍵檢索，電子檔案清晰完備，還能定位紙質檔案位置，效率提高數倍，差錯率明顯下降。”城山礦檔案管理員韓巖說。

該系統還具備智能預警與大數據分析功能，自動識別檔案材料缺失、合同到期、證書有效期等信息并提前提醒，風控管理時效提升65%。通過分析職工職業軌跡、技能資質、崗位變動等數據，精準識別培訓需求與成長短板，為人才選拔、培養、任用提供可靠支撐。同時，跨部門數據互聯互通，實現“一鍵查看、零跑腿辦理”，既提升職工滿意度，又有效降低信訪糾紛，維護職工合法權益，筑牢企業和諧根基。

退休辦理是職工最為關心的業務之一。如今，退休待遇核驗從過去15天壓縮至2小時，系統自動匹配工齡、崗位等關鍵信息，檔案調取效率提升90%，既精準保障職工權益，又減輕基層工作壓力。剛辦結退休手續的原杏花礦職工姜彭波感慨：“本以為辦退休流程繁瑣，等待周期長，沒想到線上調檔信息清晰完整，很快順利辦結，心里特別踏實?！?/p>

紙質退場，云端管檔。智慧檔案系統不僅重塑了管理方式，更為人力資源數字化轉型樹立了標桿。下一步，該公司人力資源部將持續優化系統功能、深化數據應用，以數字賦能人力資源管理，為企業安全高效發展和人才隊伍建設提供堅實保障。